毕业生档案工作问答（由档案馆负责主管）

毕业生档案常见问题解答

1、在大学期间会产生哪些档案？
学籍方面的材料，如成绩总表、授予学位通知书、学位论文评阅书等；
加入党团组织的材料，包括预备党员材料；
奖惩材料，如评优材料、处理和处分材料等；
学籍异动材料；
各类登记表，如毕业生登记表、学生信息登记表；
体检材料，如毕业生体检表
其他材料，如高考材料（高中材料），就业通知书等；

2、学生档案有什么重要作用？
学生档案是人事档案的一部分，是在校期间生活、学习及各种社会实践的真实记录。目前，出国（境）、计算工龄、工作变动、转正定级、职称申报、办理各种社会保险、劳动手册及升学都需要人事档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。

3、在什么时候会用到自己的档案？
因出国（境）、升学、就业等要出具各类证明时，一般会用到：新生录取名册、成绩总表、学历证明、学位证明等材料。
若要利用本人档案出具证明时，须提供本人有效证件（如身份证、学生证）。若委托他人办理则提供委托人的身份证及委托书（附身份证复印件）。

4、毕业了，档案还能留在学校吗？
原则上，不建议毕业后档案还留在学校。学生毕业后，学校保存的学生档案只是“存放”而非“保管”，起不到档案应有的作用。

5、学生档案是怎样转递的？
学生档案通过邮政EMS特快专递进行转递。

6、毕业生档案能自带吗？
原则上不能由毕业生自带也不能由亲属转带。

7、毕业生档案一般何时传递？
2015年毕业生档案通常在8月上旬发出，一般2至3周时间，档案接收部门可收到。3至6个月以内相关单位或人才机构还没有收到档案，学生应与辅导员或学校档案馆联系。
自学生档案交寄之日起一年内可进行查询，可通过网站：www.ems.com.cn 或客服电话:11183进行查询。

8、已获准办理上海市户籍的非上海生源高校毕业生档案如何转递？
从2014年起，上海市学生事务中心不再办理应届非上海生源高校毕业生的户口和档案委托管理业务，因此，毕业生可直接将档案转递至用人单位或其用人单位委托的档案保管机构。
9、我已经与用人单位签定“就业协议书”，档案应寄往何处？
一般情况下，档案接收地址是以毕业生和用人单位签订的就业协议书（四联单）上的甲方的（最好是人事部门确认）档案接收地址为准，并且一定要问清接收档案单位的全称和详细地址。

10、对于档案接收单位有什么要求？
档案接收单位必须是有档案管理权限的，即县（团）级以上国家机关、地（市）级以上单位直属的厂矿、地（市）级以上国有公司、上市股份公司、大型中外合资企业的中方组织和其他相等单位。

11、没有档案管理权限的单位一般都包括哪些，如果与这些单位签约，档案该如何处理？
一般情况下，不具备档案管理权限的单位有：外资独资企业、私人公司、民办企业、宗教团体、外国驻华使领馆等单位。
如与不具备档案管理权限的单位签约，档案处理情况有如下几种：
（1） 用人单位指定档案托管单位（如人才交流中心）的情况下，档案可传递至档案托管单位。
（2） 如果用人单位没有相应的档案托管单位，毕业生档案一般寄往生源地区县以上的人才服务机构。北京市每个区都有人才交流服务中心存放学生档案，需要注意的一定要有报到证随寄，否则退回学校。

12、我是上海生源的毕业生，暂未落实就业单位，档案应该寄往何处？
上海生源的毕业生暂未落实就业单位的，档案一律寄往户口所在地的区县就业促进中心。

13、我是非上海生源的毕业生，暂未落实就业单位，档案应该寄往何处？
非上海生源的毕业生，暂未落实就业单位的，档案一般寄往生源地区县以上的人才服务机构。

14、 改派毕业生的档案如何办理？
毕业生在与原签约单位毁约或解除协议时，如档案已经寄往该单位的，请原单位将档案寄往重新签约的单位或将档案退回学校档案馆。

15、 出国留学的毕业生，档案应寄往何处？
毕业生出国留学，凭教育部留学服务中心留学人员调档通知单 其档案转至教育部留学服务中心留学人员档案室。无上述调档通知单的，参照没有落实就业单位的情况处理。

16、缓授学历、学位的学生档案可否转出？今后将如何转递？
缓授学历、学位的学生在原则上档案不能转出，待获得学历、学位、档案材料齐全后方可转出。因档案未转出而影响办理就业手续、申领劳动手册等事宜，学生本人提出申请，档案方可寄出。档案转出后，因学历、学位补授成功而形成的档案材料，经密封后转寄到档案所在地归档。

上海海事大学档案馆
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